La Teneduría de libros esplicada en veinte y una lecciones, o, Tratado completo de la teneduría de libros, teórica y práctica, en partida sencilla, partida mista y partida doble

merciante de la situacion de su fortuna y le sirve de gobierno para las operaciones del año siguiente.

24. En el libro de correspondencia deben copiarse indefectiblemente todas las cartas que se remiten á otros, esto es, todas aquellas en que se hacen pedidos de géneros, se acusan recibos, remisiones de facturas ó de valores, en una palabra, todo cuanto tiene relacion directa ó indirecta con el giro.

Las cartas que se reciben han de arreglarse en legajos á propósito, colocándolas de modo que la última carta recibida esté encima de las precedentes. El mismo órden se observará en las facturas que se reciben por compras hechas; advirtiendo como de paso, que un comerciante debe exigir siempre factura de los géneros que compra, y el correspondiente recibo cuando paga su importe. En algunas casas suelen tener dos cartones, subdivididos alfabéticamente: en el uno colocan las facturas que tienen recibo, y en el otro las facturas pendientes. Este método es muy cómodo y debiera ser generalmente adoptado, así como el tener una cartera cou doce divisiones, uno para cada mes, para clasificar las obligaciones por cobrar segun el mes de su respectivo vencimiento.

Todas estas medidas de órden y otras de igual naturaleza, son de suma utilidad, cualquiera que sea el método de contabilidad que se adopte.

A fin de que pueda comprenderse bien el método que acabamos de esplicar, copiense los meses de enero, febrero y marzo del Manual, que sigue á estas lecciones, continuando en seguida el repertorio y el traslado de las obligaciones por pagar, segun el mismo modelo.

Método de la teneduría de libros en partida sencilla con un libro de crédito ó libro mayor, y un cuaderno de vencimientos de obligaciones por pagar.

25. En aquellas casas donde se efectuan infinidad de operaciones á plazo, es imposible pasarse sin un libro de cuentas, que pudiéramos llamar estractos del diario, y es conocido bajo la denominacion de libro mayor. En este libro se abren cuentas á las personas con las cuales se hacen negocios á plazo, y en las que se tras_ ladan diariamente los estractos del diario, á fin de saber en cualquier tiempo lo que se debe á dichas personas y lo que ellas deben. Es ademas indispensable llevar un cuaderno de vencimientos de obligaciones por pagar.

Este método, el mas generalizado de todos, requiere dos libros mas que el precedente; pero tambien es infinitamente mas claro y merece sin disputa ser preferido. Hemos visto por el primer método que cuando el comerciante que lo sigue quiere saber lo que acredita ó lo que debe, tiene que hacer el estracto de su diario y que arreglar para cada persona con la cual ha hecho operaciones á plazo, una cuenta por el estilo de la que hemos formado para García. Pero este trabajo, ademas del tiempo considerable que absorveria en casas de mucho giro, embarazaria no poco al formalizar los inventarios. Para evitar estos inconvenientes se inventó el tener cuentas preparadas con antelacion, en las que se pudiera ir anotando sucesivamente las cantidades respectivas. Y como de tenerlas en hojas sueltas fuera

fácil que se estraviasen ó se perdiesen, de aquí la idea de reunirlas en un libro ó registro dedicado esclusivamente á este objeto.

26. En la recopilacion, pues, de todas estas cuentas ó memorias que forman el libro mayor, consiste la diferencia de este método con el precedente. Pero antes de pasar á demostrarlo, esplicaremos lo que significan las palabras débito, deudor y adeudado; crédito, acreedor, acreditado, y, finalmente, que cosa es una cuenta en los libros. Para mejor conseguirlo haremos algunas observaciones sobre operaciones al contado y á plazo, indicando los casos en que un comerciante se constituye deudor ó acreedor.

Toda compra y venta es un cambio de objetos ó de valores comerciales. El cambio es simultáneo cuando cada uno de los dos contrayentes se entregan mutuamente el objeto convenido; siendo esto lo que se llama compra ó venta al contado: cuando uno solo de los dos contrayentes entrega el valor convenido, tomando el otro cierto plazo para entregar el que le corresponde, entonces se hace una operacion à plazo. En el primer caso, los dos contrayentes están reciprocamente pagados; en el segundo, aquél que no ha entregado el valor convenido, queda deudor de este valor respecto al otro que pasa á ser su acreedor.

Así, cuando entrego á Guevara mercaderías por un valor convenido de 1320 rs. y él me paga esta suma al contado, no nos debemos nada el uno al otro; de cuya operacion hago no obstante mi asiento en el diario para conformarme con la ley (V. art. 4 del Manual). Pör él se verá que, en efecto, salieron de mi casa mercaderías por valor de 1320 rs. y entró una cantidad de dinero igual á aquel valor. Esta operacion ha dado lugar únicamente á un cambio en los objetos ó valores que están en mi poder; pero si entrego á Robles, como en el art. 33 del mismo Manual, mercaderías, cuyo valor no me pagará hasta pasados noventa dias, es evidente que, durante todo este tiempo esperimentarán un déficit de 4000 rs. los valores que yo tenia antes de la operacion, y sin embargo no habrá déficit en mi fortuna, en razon á que el valor que me será debido por Robles, no es perdido para mí, estando tan solo privado de él durante cierto tiempo convenido. Para representar, pues, este valor en mis libros, y hacer constar que Robles me es deudor de aquella cantidad, le abriré una cuenta. Cuando él me pague, anotaré en su cuenta que nada me queda á deber, esto es, que me ha entregado el valor convenido en cambio de las mercaderías que yo le habia entregado anteriormente. Entonces el cam-` bio quedará consumado y la cuenta inútil; y en su consecuencia la saldaré, esto es, igualaré el crédito con el débito. Si en vez de una venta hubiese yo hecho una compra á plazo, entonces me hallaría en el caso contrario; y hasta haber verificado el pago, Robles seria mi acreedor.

27. Se concibe bien fácilmente que las cuentas abiertas en el libro mayor no tienen otro objeto que representar los valores que un comerciante debe recibir ó entregar en un tiempo convenido; y que estas cuentas serian inútiles si todas las operaciones se verificasen al contado. En cuanto al modo de llevar las cuentas en el libro mayor, es necesario para la debida claridad, dividirlas en dos partes; en la de la izquierda se escriben todas las cantidades que pueden ser debidas por las personas á las cuales se destinan las cuentas; en la de la derecha se ponen las can

tidades que pudieran acreditar las mismas personas; de suerte que, relativamente á nuestro comerciante, todas las cantidades inscritas en la parte izquierda de las cuentas, le son debidas y componen sus deudas activas, y todas las cantidades inscritas en la parte derecha, son las que él debe y componen sus deudas pasivas. de lo cual resulta que si se hace un resúmen de todas las cantidades que se hallan en la izquierda, sabrá cuanto se le debe; y si hace igualmente otro resúmen de todas las cantidades anotadas en las páginas de la derecha, sabrá cuanto él debe; y si compara entre sí los totales de ambos resúmenes, conocerá su posicion de crédito, ó como si dijéramos, la diferencia entre lo que él debe y lo que le es debido por cuentas.

En toda cuenta del libro mayor deben destinarse las dos páginas que se encuentran de frente, abierto el libro; ó bien, si se quiere que la cuenta esté en una sola página, se divide ésta en dos partes iguales, una en la izquierda para el débito y otra en la derecha para el crédito. Cuando ambas páginas están ocupadas por una cuenta, juntas no componen sino un fólio. Puede verse el libro Mayor que sigue á esta leccion.

Preparada ya una cuenta y tiradas las líneas en lápiz, para señalar las distancias de los guarismos, se escribe encima la línea trasversal tirada con tinta, y á la estremidad superior izquierda de la página izquierda, la palabra DEBE; á la estremidad superior derecha de la página derecha, la palabra HABER; y entre estas dos palabras se escribe, en letras de tamaño mayor, el nombre de la persona á la cual se destina la cuenta. Luego que se ha escrito el nombre queda abierta la cuenta, y toma el de aquella persona. Así, se dirá, cuenta de Lopez, cuenta de Sil

28. A fin de hallar fácilmente estas cuentas, se forma, sea al fin del libro Mayor sea en otro libro separado, un índice en el que se escriben los apellidos de las personas que encabezan las cuentas del libro mayor, y fólios en que están abiertas.

29. Al trasladar en las cuentas los estractos del Diario, se escribe la data del artículo en la primera columna de la izquierda, luego las circunstancias ó pormenores en el espacio que queda entre las columnas de izquierda á derecha: la estrecha que precede á la de las cantidades, sirve para poner el número dé artículo ó fólio del diario á que se refiere el artículo; y por último, se anota el importe de éste en la columna de las cantidades, que es la última.

30. Una vez trasladado en la cuenta del libro mayor el estracto del diario, se anota el fólio de las cuentas del primer libro al márgen del segundo. Y á fin de indicar la concordancia que debe existir entre ambos libros, se ha adoptado, para la redaccion en el diario de los artículos en cuestion, una fórmula que los distingue de los demas, que consiste en comenzar cada uno de estos artículos por la palabra DEBE ó por la palabra HABER, seguida del nombre de la persona á quien se refiere. Por ejemplo, en el artículo 3 del Manual consta una venta que Lopez nos ha hecho á plazo. Nosotros recibimos mercaderías por 4200 rs. que debemos pagarle dentro algunos dias; por consiguiente Lopez es nuestro acreedor por aqueIla cantidad, que deberá anotarse en su crédito ó en la parte derecha de su cuenta intitulada HABER. Empezaremos, pues, el artículo del diario con estas palabras:

HA DE HABER LOPEZ, lo cual escribiremos en letras de tamaño mayor, esplicando en seguida las circunstancias de la operacion.

El artículo 6 del Manual se refiere á una venta que hemos hecho á Silva, mediante 1600 rs, que ha convenido en pagarnos al contado, esto es, dentro algunos dias. Hasta que Silva haya verificado el pago, será nuestro deudor; y así lo indicaremos en nuestro diario, comenzando el artículo por estas palabras: DEBE SILVA; las cuales significan que la cantidad será llevada al libro mayor en la izquierda de su cuenta, intitulada DEBE. Puede consultarse al modelo del diario que está á continuacion, en el que se presentan los asientos de los siete artículos primeros del manual, no olvidando que la columna estrecha de la márgen izquierda sirve para anotar los fólios del libro mayor, en donde están abiertas las cuentas adeudadas ó acreditadas.

Para aprender este método es indispensable preparar un diario y un libro mayor, segun los modelos que hemos puesto al fin de la obra, trasladando en ellos los asientos correspondientes á los meses de enero, febrero y marzo del manual. De este modo no se ofrecerá ninguna dificultad. Sin embargo, para facilitar desde luego la inteligencia de los primeros asientos, vamos á indicar los artículos de débito y de crédito del mes de enero. Los primeros, esto es, los que deben empezar por la palabra DEBE, son los señalados con los números 6, 11, 13, 15, 17, 19, 24, 26, 33 y 35 del manual. Los artículos de crédito, esto es, los que han de empezar por la palabra HAEER, son los señalados con los números 3,7, 10, 12, 14, 16, 18, 23, 29 y 34. Todos los demas artículos se copiarán tal cual están escritos en el manual, atendido á que no son de los que motivan traslado al libro mayor.

MODELO DEL DIARIO.

Libro diario para las operaciones mercantiles de D. CARLOS BERTRAN, de Madrid.

Rs. vn.

ms.

1.o de Enero de 1837.

Mi padre me ha dado en efectivo para que empieze
mi giro..