CAPÍTULO TERGERO., Libros ausiliares. Hasta aquí hemos esplicado el sistema de la teneduria de libros en par-Sa utilidad. tidla doble y demostrado que puede seguirse sin usar libros auxiliares; sin embargo, en las casas de comercio al por mayor, y en las grandes empresas son necesarios, y convenientes en todo ramo de contabilidad. El comerciante á quien su estenso giro obliga á encargar parte de las negociaciones á sus dependientes y a veces establecerlos en distintas factorías debe cuidar de que cada uno lleve un libro en el cual anote las operaciones con la mayor esactitud; y que concluido el dia pasen al Tenedor de libros un resumen que este pueda sentar en el Diario refiriándose en el artículo al ramo y libro á que pertenezca la operacion. clase. Pero en vano designariamos el número y clases de estos libros cuando Número y cada establecimiento y cada negociacion los exige de distinta forma; por esta razon nos limitaremos á indicar cuales son los mas generales, y presentaremos modelos que se podrán modificar segun la especie de tráfico á que havan de destinarse. Auxiliar El Libro auxiliar de Caja evita la aglomeracion de los asientos en el Diario y Libro-mayor. El comerciante ó su cajero, se ve en la necesidad de de Caja. ejecutar distintos pagos y admitir cantidades de corta suma, que seria molesto anotar en el Diario y Libro mayor, si por el ausiliar no se redujesen á una sola partida. Este libro, que debe ser encuadernado y foliado, habrá de tener sus páginas en la forma que aparece la cuenta de su nombre en el mayor; bien que, omitiendo las columnas destinadas en aquel para los números de los artículos del Diario y fólio de las cuentas; ha de' procurarse en él, que cada asiento ocupe una sola línea, que todas se hallen á igual distancia y no contengan raspaduras ni enmiendas; los asientos han de hacerse, partida por partida, en la respectiva página de Cargo ó Data, de las cantidades en efectivo que se reciban y se paguen, con espresion de á quién, y por qué: terminado el dia se procede á la adicion de cada columna, y la diferencia que se note entre ambas sumas dan a conocer la existencia en efectivo con que puede contarse para cubrir las ́ obligaciones del siguiente dia. mercade rías. Las notas de entrada y salida de géneros son las que deben ocupar uno Libro- de de los libros ausiliares, ora sea que estas operaciones estén encargadas esclusivamente á un mancebo en distinto local, ora se ejecuten en el mismo establecimiento, por uno ú otros dependientes: se llevan en un libro, como el que hemos indicado para la caja, en cuya página de la izquierda, ó debe se anotan por el órden de operaciones, clase, cantidad y valor de las mercaderías que se reciben, y en la llana de la derecha, ó haber la salida: términado el dia se suman las partidas del cargo que, asi como el de la data, forman en el Diario un solo asiento refiriéndose en él al libro auxiliar de que procede. Para co nor. porme Cuando el comercio es al por menor se acostumbra usar un libro llamado de números porque dado uno á la mercaderia comprada, y anotada en la merciantes página izquierda, con espresion tambien de clase, cantidad y valor, se fija al en su dia y en línea recta á la de entrada, la salida con mas o menos espresion y en una ó varias partidas, á cuyo fin, en el último caso se deja el espacio conveniente de uno ú otro número; pero cuidando siempre de que no haya enmienda ni defecto alguno que pudiera poner en duda la. exactitud de los asientos. Libro de facturas. En esta clase de fibros cada cual puede usar el que mejor le parezca y segun se preste á ello la especie de mercaderias á que los destine, si bien está admitido tener un Libro de facturas donde individualmente se abre cuenta a cada uno de los distintos objetos de ellas, despues de haberles dado entrada en el Libro mayor en la cuenta de Mercaderías generales bajo una sola partida. Objeto de El objeto de estos libros, no es otro que el de poder saber la proceestos libros. dencia, clase y valor de las mercaderías, y la diferencia de utilidad & quebranto que en cada género obtiene el comerciante, sin necesidad de llevar cuenta particular en el Libro mayor; por consiguiente, será el mejor aquel que, exigiendo menos trabajo, nos proporcione á primera vista las noticias que deseamos. Modelo y clon de un El modelo que ponemos á continuacion, llena sin duda los estremos que sa esplica- puede proponerse el comerciante, y la sencillez de las anotaciones econolibro de fac- mizan el tiempo que de otro modo hubiera de ocuparse para el indicado fin. Los asientos hechos en este libro proceden de las operaciones de nuestro supuesto comerciante, con cuyo Diario y Libro mayor pueden facilmente cotejarse; sin embargo, esplicaremos una de sus cuentas y sea la de compra y venta de trigo. tura. El dia 3 de enero compró N.. N. á Ferrer 300 fanegas de trigo á 26 rs. que inclusos los gastos de 11 1/3 mrs. por fanega, ascendió el valor de entrada á 7,900 rs. y asi se anotó en la factura y cuenta de trigo, sin olvidarse de fijar el número del articulo de Diario. El dia 10, y segun el artículo número 6 se compraron 400 fanegas á Pedro Alonso á 29 rs. sin ocasionar gastos y su valor 11,600 rs., se anotó en el mencionado libro con el laconismo que proporciona la disposicion en que se hallan las columnas pertenecientes á la entrada. El dia 12 se vendieron 200 fanegas á Ramirez, al precio de 31 rs. y su anotacion se hizo en las columnas de salida fijando al mismo tiempo el valor de la venta. El 28 de febrero se ejecutó el balance sumando en sus respectivas columnas las cantidades de fanegas entradas y salidas, el costo que tuvieron y los valores recibidos: acto contínuo se midió el trigo existente que resultando con las creces 505 fanegas, se fijaron en la columna de existencias, mercándolas al precio corriente de 33 rs. por fanega, ó sean 16,665 rs. vn; por manera que unida esta cantidad al valor recibido, claro es que aparece la utilidad de 3,365 rs. que, como ganancia, se fijaron en la columna de balance, y por consiguiente pasaron á cuenta nueva el dia 1.o de marzo por balance de entrada las 505 fanegas de trigo que á los 33 rs. precio corriente figuran el valor de 16,665 rs. en la columna de entrada. Del mismo modo, en sus respectivos casos, se ha procedido con las demas cuentas particulares de mercaderias y todas ellas demuestran la facilidad de comprender y ejecutar estos asientos. Auxiliar Cuando el comerciante recibe ó entrega dinero ó géneros en diversas de cuentas partidas, asi como si remite mercaderías á un mercado ó feria, le convie- corrientes. ne, para no aglomerar asientos en su Diario y Libro mayor, llevar el de Cuentas corrientes en que abriendo una en cada caso de los indicados, le sirya de memorial interin que terminada la operacion formaliza la entrada ó salida en los términos definitivos que hemos espuesto en los ejercicios prácticos. Finalmente, el Auxiliar de gastos sirve para llevar en el cuenta abierta á cada uno de los ramos que los ocasionan, ya sean por negociaciones propias ya por comisiones, anotando minuciosamente todas las partidas que motivan el debe y adicionando estas sumas cuando haya terminado el dia, el mes ó la negociacion que los ocasionó, se pasa la partida por un solo asiento á la respectiva cuenta que obra en el libro mayor y se data á Caja el valor satisfecho sin que en el artículo del Diario, sea necesario espresar otra cosa que el número y fólio del libro ausiliar, puesto que en este constan los pormenores de los pagos. En este libro puede llevarse la cuenta de los gastos particulares ó domésticos, con mas o menos estension guardando el mismo órden y acreditando la cuenta, para igualar el cargo o la data, con la partida que se abona á Caja, y se adeuda à Ganancias y pérdidas en el Libro mayor. Libros de plazos y de letras y billetes. Libro de gastos. Libro Otro de los libros auxiliares es aquel en que el comerciante anota la fecha ó plazos en que cumplen las obligaciones que ha contraido, y el ven- plazo. cimiento de las otorgadas à su favor: en este libro, dispuesto con 12 eolumnas por página, se sienta en la respectiva al cargo & data, y columna del mes en que haya de pagarse ó recibirse, la suma que nos hayamos comprometido á satisfacer, o tengamos derecho á reclamar. Sin embargo, Hevando en el Libro mayor las cuentas de letras con la clasificacion que lo hemos hecho, puede omitirse este libro, á menos que no se quiera reducir á un solo asiento las distintas operaciones de giro, ó tener esclusivamente encargado á, un factor ó mancebo en esta negociacion, pues entonces será muy oportuno llevar los libros siguientes: |